БИЗНЕС «СО СКОРОСТЬЮ МЫСЛИ»

Процесс построения и запуска в работу автоматизированной системы управления и учета на торговом предприятии не так прост, как может показаться на первый взгляд. Временные и финансовые затраты, некомпетентность персонала — множество сложных задач стоит перед руководителем. Требование времени к управлению бизнесом «со скоростью мысли» приводит к необходимости использования на предприятии современной комплексной информационной системы (КИС).

Сегодня быстрый рост товарооборота в розничной торговле приводит к росту числа торговых предприятий. В разных странах процесс идет с разной скоростью, но конкуренция обостряется везде. В Молдове открываются новые фирмы, «одиночные» магазины перерастают в сети, сетевая розница осваивает массовое открытие торговых точек, иностранные компании строят гипермаркеты. Все это не может не радовать потребителя.

Однако магазины открываются, и «соседи» задаются правильным вопросом: «Почему из всех конкурентов, у которых ценовая политика примерно одинакова (или вовсе отсутствует), одинаковое качество и услуги, клиент должен выбрать именно меня?»

Экспансия торговых гигантов из-за рубежа в страны СНГ явно уменьшает очереди в местных магазинах. Активно ведутся дискуссии, как же противостоять иностранным конкурентам. 

Ситуация складывается непростая: по цене с ними конкурировать сложно, а по сервису мы пока не очень умеем. Обострение цивилизованной борьбы за покупателя приводит к потребности в КИС, обеспечивающей ответственных сотрудников компании актуальной и достоверной информацией, которая позволяет в кратчайшие сроки принимать решения на всех уровнях управления: от товароведа до финансового директора. Даже на небольшом предприятии при отсутствии своевременных данных о продажах невозможно планировать ни складской запас, ни график поставок; без графика поставок не согласуешь график платежей, без которого начинаются проблемы с поставщиками или рост дебиторской задолженности.

Как оценить потери, которые ежедневно несет торговое предприятие от недостатка аналитической информации? Наша практика показывает, что лишь немногие руководители задают себе этот вопрос. Полностью осознавая необходимость внедрения КИС, интуитивно соглашаясь с утверждением о небольшом сроке ее окупаемости, они все равно максимально отдаляют себя от этих вопросов, перепоручают кому-то, пускают на самотек. Выбирая автоматизацию, как меньшее из двух зол, многие руководители торговых предприятий воспринимают эту задачу не как инвестиционный проект, а как некую затратную часть бюджета. За девять лет работы на рынке КИС мы видели массу вариантов развития событий, при которых самые прогрессивные решения руководства компаний тонули среди серости, некомпетентности, а часто и прямых «махинаций» сотрудников. «Политически правильный» выбор системы может увеличить ее стоимость более чем вдвое! Бесконтрольность, а часто и полное отсутствие ответственного за внедрение и эксплуатацию КИС, может привести к краху ее функциональности и… к поискам новой. В тех компаниях, где внедрение КИС рассматривается как инвестиционный проект и директор, как никто другой, заинтересован в получении результата, вероятность провала значительно меньше. Залогом успеха в этом случае является пристальное внимание руководства ко всем этапам проекта: к выбору КИС, ее запуску в работу и эксплуатации (см. серию статей автора в Fin-Consultant №№ 12/2005, 01-02/2006).

Из нашей практики известно, что решение руководства о необходимости применения КИС на предприятии свидетельствует об определенном положении, которого компания достигла или желает достичь на рынке. К этому моменту многие фирмы уже используют какую-то несложную систему учета или даже одновременно несколько систем. Потребность перехода на новую, комплексную платформу может возникнуть по разным причинам: резкое увеличение числа пользователей, появление удаленных торговых объектов, необходимость консолидации данных о деятельности подразделений, невозможность старой системы обслуживать новые масштабы. К новой системе, естественно, предъявляются более серьезные требования: новые возможности, соответствие новым направлениям бизнеса, более глубокая аналитическая отчетность и мн.др. Постепенно от задачи уменьшения времени обслуживания клиентов и облегчения учета торговое предприятие приходит к задаче управления торговлей (продажами, складом, поставками, ассортиментом).

Выделим ряд возможностей, которые в полной мере удовлетворяют перечисленным требованиям и недоступны пользователям «простых» систем. Не будет преувеличением тезис, что КИС представляет собой торговую систему, которая в отличие от «обычной» отвечает не только на вопрос «что делается», но и на вопрос «что нужно сделать». А такие задачи решаются сотрудниками торговых компаний сотню раз на день. И каждый раз тратится время, часто совершаются ошибки. К месту вспомнить известное утверждение: автоматизация предприятия стоит столько, сколько может стоить одна ошибка товароведа.

Хотя параметров функциональности КИС можно привести много, общее у них одно: информация современной торговой системы — это не только средство для анализа, но и руководство к действию для непосредственных исполнителей. Причем информация должна поступать сразу из нескольких источников, быстро и в удобной форме.

Функциональность хорошей КИС редко бывает недостаточной. Однако может случиться так, что сама система будет использоваться только в качестве калькулятора или средства для печати документов. Причины могут быть разными: неверный выбор самой системы, ошибки в постановке задачи, неквалифицированное внедрение, невозможность подстроить программу под методологию ведения бизнеса. Часто и сами заказчики практически никак не используют КИС в своей работе, лишая себя преимуществ. Программа может и должна помогать вести бизнес и приносить прибыль. 

Распространенных на молдавском рынке КИС для торговли не так уж много. Дело не только в жестких требованиях к их качеству. Установка и ввод в эксплуатацию требует высокой квалификации сотрудников поставщика, опыта, знаний специфики работы различных организаций и пр. Кроме того, системы данного класса чрезвычайно требовательны к качеству исходных данных. Иными словами, систему планирования невозможно использовать, если есть сомнения в достоверности источников данных предприятия. Существует ряд критериев оценки эффективности КИС, которые постоянно развиваются и доступны для изучения. 

Необходимо обратить внимание на моменты, которые часто теряются среди расчетов. Возврат инвестиций от использования даже самой простой системы учета происходит лишь в том случае, если она повышает эффективность бизнес-процессов предприятия. Без этого любая система постепенно становится тормозом, мешающим развитию бизнеса: сотрудники работают все больше, а результатов все меньше. Возможна обратная ситуация: для укрепления рыночной позиции компания готова к внедрению новых технологий, но используемая неповоротливая система учета не позволяет этого сделать. Система, игнорирующая стратегические планы и решающая лишь локальные задачи учета, не сможет существенно упорядочить бизнес компании и помочь его расширению.

Инвестиции в КИС, ее успешный запуск и последующая эксплуатация — серьезные вопросы, к которым стоит внимательно относиться руководителю предприятия. Успех внедрения КИС часто граничит с успехом всего бизнеса компании, ее конкурентоспособностью, положением на рынке. Не следует забывать, что это — важная составляющая возврата инвестиций.

В нынешних условиях ускоряющегося рыночного роста сложно переоценить значимость доступности и своевременности информационного обеспечения торговых предприятий. В текущей ситуации автоматизация учета компании становится не просто удобным средством для аналитических исследовании, а настоящим оружием конкурентной борьбы, позволяющим удержать свою долю рынка и захватить другие.