Современные технологии управления: формула успешного внедрения.

СОВРЕМЕННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ:

ФОРМУЛА УСПЕШНОГО ВНЕДРЕНИЯ

Развитие бизнеса крупных производственных предприятий подстегивается многими факторами - конкуренцией, расширением рынков сбыта, увеличением объемов производства и качества продукции. Повышение качества менеджмента на предприятиях по-прежнему актуально. Цена оперативной и достоверной информации о внутренних и внешних бизнес-процессах постоянно растет. Источники ее получения различны, однако не стоит игнорировать то, что, можно сказать, «лежит под ногами». Речь идет о внутренней информации предприятия, характеризующей ее деятельность. Грамотная систематизация и обработка данных позволяет существенно облегчить контроль и управление предприятием.

В век тотальной экономии ценятся комплексные решения задач автоматизации управления предприятием и производственными процессами с наилучшим показателем цена/качество. Бурная история развития рынка комплексных (корпоративных) информационных систем (ИС) (на западе известных под названием ERP-систем) пестрит многочисленными методиками и реализациями. Как выбрать современную ИС для производственного предприятия? Каковы современные позиции основных игроков рынка информационных систем - заказчиков и поставщиков в Молдове? Для примера, посмотрим, как решаются такие вопросы на предприятии винодельческой отрасли – Комбинате Высококачественных Вин «Milestii Mici».

Еще не так давно предприятие находилось в тяжелой безвыходной ситуации. Решительные и профессиональные действия руководства вернули к жизни производство на комбинате. Постепенно набирая обороты и увеличивая активность по всем необходимым направлениям – маркетинг, разработка новых продуктов и услуг, повышение качества продукции - предприятие столкнулось с задачами ежедневного комплексного анализа. Непрерывный рост объемов информации, подлежащей постоянному мониторингу, потребовал наличия эффективного информационного инструментария. По этой причине в прошлом (2002) году начались поиски поставщиков аппаратного и программного обеспечения. И если с закупкой техники особых проблем не возникло – компьютерных фирм на сегодня предостаточно – то с ИС для производственных предприятий картина несколько иная. В результате тщательного анализа рекламных материалов и коммерческих предложений выяснилось, что в большинстве случаев предлагаемые решения ограничиваются лишь бухгалтерско-учетным аспектом. Исключив такие предложения, круг претендентов был существенно уменьшен. Далее специалисты комбината посетили крупные предприятия, являющиеся клиентами предлагаемых ИС. Учитывая, что, аналогично компьютерной технике (цикл морального устаревания которой приблизился к отметке в один год), программное обеспечение также стремительно развивается и обновляется, визиты были нанесены на те предприятия, где уже внедрены последние версии ИС. Хотя и здесь «не все чисто», так как некоторые крупные предприятия, находясь в фазе реструктуризации производства, фактически не работают в полную силу, что, в свою очередь, скрывает «истинное лицо» внутренней ИС.

После знакомства с реальными результатами внедрений, являющимися наилучшим показателем функциональности предлагаемого продукта, уточнялась итоговая конфигурация ИС, сроки внедрения и окончательная цена.

Одним из фаворитов среди претендентов была комплексная информационная система Universal Accounting® ("Универсальная Бухгалтерия", "Contabilitate Universala"), предлагаемая Центром разработки и внедрения информационных систем UNISIM-SOFT . Являясь реальным производителем и обладателем всех авторских прав на предлагаемый продукт, компания UNISIM-SOFT сделала предложение с наилучшим интегральным показателем соотношения цена/качество. При расчете стоимости лицензий предложение выгодно отличалось от конкурирующих отсутствием привязки к количеству рабочих мест свыше определенного предела. Это дает существенную экономию средств на лицензиях в случае дальнейшего развития и расширения ИС предприятия. Кроме того, компанией UNISIM-SOFT были даны гарантии возмещения средств в случае признания неудовлетворительными результатов внедрения или несоблюдения сроков выполнения работ по вине поставщика.

Уверенность компании в продукте Universal Accounting® и собственных силах основана на достигнутых положительных результатах внедрений, а также благодаря постоянному сотрудничеству и поддержке со стороны своих основных клиентов. Взамен от комбината были получены гарантии прямой заинтересованности руководства в осуществляемом проекте и оказания необходимого содействия в процессе его осуществления.

Проект разделили на два этапа внедрения: автоматизация финансово-бухгалтерского учета предприятия и логистики (цепочек закупок и продаж). В перспективе запланирован самый сложный третий этап – автоматизация процесса производства.

Работы были начаты сразу же после заключения контракта, в январе 2003 года. Конструктивный настрой всех бухгалтеров позволил быстро пройти через фазы автоматического конвертирования данных и регистрации остатков на начало года. Желание главного бухгалтера закрыть первый квартал полностью через ИС обеспечило интенсивный темп работ. Иначе говоря, со стороны предприятия были приняты все необходимые организационные меры.

В течение нескольких недель специалистами компании UNISIM-SOFT были проведены обучающие курсы для персонала по работе в ИС Universal Accounting® . Следует отметить, что ранее на предприятии отдельными сотрудниками использовались только автономные «программки» под устаревшую операционную систему MS-DOS, а некоторые бухгалтера не работали на компьютере вообще. Тем не менее, это не оказало никакого негативного влияния на процесс внедрения. Наоборот, желание персонала предприятия осваивать по-настоящему новые технологии, эффективно работать на современном уровне удачно совпало с возможностями системы Universal Accounting® , полностью раскрывающими все достоинства операционной системы MS Windows и офисных приложений MS Office. Так сказать, случился тот редкий случай, когда «желание совпадает с возможностями».

Через три месяца интенсивной совместной работы 1-й этап был успешно завершен. Весь фактический бухгалтерский документооборот за 1-й квартал был введен в базу данных. Были произведены в штатном режиме все комплексные расчеты (напр., взаимное закрытие дебиторов и кредиторов, расчет себестоимости и др.). Полностью автоматически были получены статистические формы: «Баланс», «5С», «Денежный поток» и т. п. Впервые столь оперативно менеджеры смогли проанализировать финансовые результаты деятельности в различных аналитических срезах. Совпадения контрольных сумм в разных отчетах дали гарантию достоверности полученной информации. Отчетность для Совета кредиторов была подготовлена в срок и без рутинной работы.

По мнению технического директора UNISIM-SOFT Тухаря Павла, это – несомненный успех:

«Сокращение сроков внедрения очень важно, ведь клиент всегда хочет все сразу и быстро. Затяжные внедрения – бич для проектов такого уровня. Поэтому от ИС требуется высокий уровень готовности и гибкости при конфигурировании. С другой стороны, многое зависит и от клиента. Чем более организован процесс внутреннего делопроизводства, выше уровень компетентности сотрудников, тем меньше сроки внедрения. Еще пару лет назад автоматизация бухгалтерско-финансового учета на предприятиях с выходом на баланс считалась пределом мечтаний. Такие проекты осуществлялись не менее полугода, сопровождались болезненными преобразованиями, а в итоге у менеджеров было впечатление, что «вроде и программа есть, а все как-то неудобно, непрозрачно, не прощупывается пульс предприятия через ИС…». Поэтому наша компания проводит работы, направленные на увеличение эффективности Universal Accounting® на всех этапах, начиная с внедрения. Идея в том, чтобы пользователи сразу ощутили комфорт и помощь в повседневной работе. Ведь зачастую некоторые ИС внедряются по принципу «стерпится - слюбится», но первое неприятное впечатление все равно остается в памяти надолго. Наши клиенты с первого дня работы с Universal Accounting® ощущают легкость и продуманность пользовательского интерфейса, и при этом – широкие возможности для настройки и конфигурирования ИС.

Вообще, концентрация на внутренних задачах каждого потребителя является неотъемлемой частью нашей стратегии построения взаимоотношений с клиентом. Это необходимо, так как даже предприятия, принадлежащие по профилю к одной отрасли, по методам ведения учета и концепциям управления могут сильно отличаться. И в этом нет ничего странного, ведь выделяться среди других – это хороший метод в конкурентной борьбе.

Кстати говоря, руководство КВВ «Milestii Mici» сразу отвергло идею выбора поставщика ИС, основанную на принципе «берем такую же программу, как у всех». Кто не хочет быть лучше, чем другие? Конечно, определенный риск есть, но кто не рискует, тот не пьет шампанского!!! А на КВВ «Milestii Mici» очень хорошее шампанское, рекомендуем!»

Нетрудно заметить, что вышесказанное иллюстрирует известный закон успешного бизнеса – прямое взаимодействие производителя с производителем без посредников. Тот факт, что оба они являются предприятиями – производителями Молдовы, дает надежду, что кое-что у нас все-таки меняется в лучшую сторону, а преодолевать трудности легче вместе…