Tehnologii moderne de management: formula implementarii cu succes.

TEHNOLOGII MODERNE DE MANAGEMENT:

FORMULA IMPLEMENTARII REUSITE. 

Dezvoltarea afacerilor intreprinderilor mari de productie este stimulata de multi factori - concurenta, extinderea pietelor de desfacere, cresterea volumului de productie si a calitatii produselor. Imbunatatirea calitatii managementului in intreprinderi este inca relevanta. Pretul informatiilor operationale si fiabile despre procesele de afaceri interne si externe este in continua crestere. Sursele de obtinere a acesteia sunt diferite, dar nu ignorati ceea ce se poate spune ca "se afla sub picioare". Este vorba despre informatia interna a intreprinderii care caracterizeaza activitatea acesteia. Sistematizarea si prelucrarea datelor competente faciliteaza in mod semnificativ controlul si gestionarea intreprinderii.

Intr-o epoca de economisire totala, solutii complete pentru automatizarea managementului intreprinderii si a proceselor de productie sunt evaluate cu cel mai bun pret/calitate. Istoria tumultuoasa a dezvoltarii pietei sistemelor informationale complexe (corporative) (Sistemul informational) (in Occident cunoscut sub numele de sisteme ERP) este plina de numeroase tehnici si implementari. Cum de a alege un sistem informational modern pentru o intreprindere de productie? Care sunt pozitiile moderne ale principalilor jucatori ai pietei sistemelor informationale-clienti si furnizori din Moldova? De exemplu, vom vedea cum se rezolva astfel de probleme la intreprinderea industriei vitivinicole-Combinatul de vinuri de inalta calitate "Milestii Mici".

Nu cu mult timp in urma, intreprinderea se afla intr-o situatie dificila. Actiunile decisive si profesionale ale conducerii au readus la viata productia la combinatie. Treptat, castigand impuls si sporind activitatea in toate domeniile necesare-marketing – dezvoltarea de noi produse si servicii, imbunatatirea calitatii produselor - intreprinderea s-a confruntat cu obiectivele analizei complexe zilnice. Cresterea continua a volumelor de informatii supuse monitorizarii constante a cerut existenta unui set de instrumente informationale eficiente. Din acest motiv, in trecut (2002), au inceput cautarile furnizorilor de hardware si software. Si daca cu achizitionarea de echipamente de probleme speciale nu au aparut - firmele de calculatoare de astazi abunda - atunci cu sistemul de informatii pentru intreprinderile de productie imaginea este oarecum diferita. Ca urmare a unei analize aprofundate a materialelor publicitare si a ofertelor comerciale, sa constatat ca, in majoritatea cazurilor, solutiile propuse se limiteaza doar la aspectul contabil. Excluzand astfel de propuneri, cercul solicitantilor a fost redus semnificativ. In continuare, specialistii combinatului au vizitat intreprinderile mari, care sunt clientii Sistemului Informational propus. Avand in vedere ca, similar cu tehnologia informatica (ciclul de depasire morala care sa apropiat de marca de un an), software-ul este, de asemenea, rapid in curs de dezvoltare si actualizate, vizitele au fost aplicate la acele intreprinderi in care au fost deja implementate cele mai recente versiuni a sistemului informational. Desi aici "nu totul este curat", deoarece unele intreprinderi mari, in timp ce se afla in faza de restructurare a productiei, nu functioneaza in vigoare, ceea ce, la randul sau, ascunde" adevarata fata " a sistemului informational intern. 

Dupa familiarizarea cu rezultatele reale ale implementarilor, care reprezinta cel mai bun indicator al functionalitatii produsului propus, s-a specificat configuratia finala a sistemul informational, termenele de implementare si pretul final.

Unul dintre favoritii solicitanti a fost Sistemul Informational complex Universal Accounting® (" Contabilitate Universala"), propus de centrul de dezvoltare si implementare a sistemelor informationale UNISIM-SOFT. Fiind un producator real si detinator al tuturor drepturilor de autor pentru produsul propus, UNISIM-SOFT a facut oferta cu cel mai bun indicator integral al raportului prea/calitate. La calcularea valorii licentelor, oferta a fost avantajoasa diferita de lipsa concurentiala de legare la numarul de locuri de munca peste o anumita limita. Acest lucru ofera economii substantiale de fonduri pentru licente in cazul dezvoltarii si extinderii ulterioare a sistemului informational al intreprinderii. De asemenea, compania UNISIM-SOFT a primit garantii de rambursare in cazul recunoasterii rezultatelor nesatisfacatoare ale implementarii sau nerespectarii termenelor de executare a lucrarilor din vina furnizorului. 

Increderea companiei in produsul Universal Accounting® si in fortele proprii se bazeaza pe rezultatele pozitive obtinute ale implementarilor, precum si pe cooperarea si sprijinul continuu al clientilor sai majori. In schimbul combinatului au fost obtinute garantii de Interes direct al conducerii in proiectul implementat si de acordare a asistentei necesare in procesul de implementare a acestuia. 

Proiectul a fost impartit in doua etape de implementare: automatizarea evidentei financiar-contabile a intreprinderii si logisticii (lanturi de achizitii si vanzari). In perspectiva, este planificata cea mai dificila a treia etapa – automatizarea procesului de productie.

Lucrarile au fost initiate imediat dupa incheierea contractului, in ianuarie 2003. Atitudinea constructiva a tuturor contabililor a permis trecerea rapida prin fazele de conversie automata a datelor si inregistrarea soldurilor la inceputul anului. Dorinta Contabilului principal de a inchide primul trimestru complet prin intermediul sistemului informational a asigurat un ritm intens de munca. Cu alte cuvinte, din partea intreprinderii au fost luate toate masurile organizatorice necesare.

Timp de cateva saptamani specialistii companiei UNISIM-SOFT au efectuat cursuri de instruire pentru personalul de activitate in sistemul informational Universal Accounting®. Trebuie remarcat faptul ca, anterior, angajatii individuali au folosit numai "programe" autonome in cadrul sistemului de operare MS-DOS invechit, iar unii contabili nu au lucrat deloc pe computer. Cu toate acestea, acest lucru nu a avut niciun impact negativ asupra procesului de implementare. Dimpotriva, dorinta personalului intreprinderii de a stapani tehnologii cu adevarat noi, de a lucra eficient la un nivel modern a coincis cu succes cu capabilitatile sistemului Universal Accounting®, dezvaluind pe deplin toate meritele sistemului de operare MS Windows si ale aplicatiilor de birou MS Office. Ca sa spunem asa, a existat un caz rar in care "dorinta coincide cu posibilitatile".

Dupa trei luni de colaborare intensa, Etapa 1 a fost finalizata cu succes. Intregul flux de lucru contabil real pentru primul trimestru a fost introdus in baza de date. Au fost efectuate in regim normal toate calculele complexe (de ex., inchiderea reciproca a debitorilor si creditorilor, calculul costului etc.). Complet automat au fost obtinute forme statistice: "bilantul", "5C", "fluxul de numerar", etc pentru prima data, astfel de manageri operational au fost capabili sa analizeze rezultatele financiare ale activitatilor in diferite sectiuni analitice. Coincidentele sumelor de control din diferite rapoarte au dat o garantie a veridicitatii informatiilor primite. Raportarea pentru Consiliul creditorilor a fost pregatita la timp si fara munca de rutina.

In opinia directorului UNISIM-SOFT Tuhari Pavel, aceasta este un succes incontestabil:

«Reducerea termenelor de implementare este foarte importanta, deoarece clientul doreste intotdeauna totul imediat si rapid. Implementarea prelungita-Beach pentru proiecte de acest nivel. Prin urmare, sistemul de informatii necesita un nivel ridicat de pregatire si flexibilitate in timpul configurarii. Pe de alta parte, depinde mult si de client. Cu cat este mai organizat procesul de productie interna, cu atat este mai mare nivelul de competenta al angajatilor, cu atat este mai mic termenele de implementare. Cu cativa ani in urma, automatizarea contabilitatii si contabilitatii financiare la intreprinderile cu iesire la echilibru a fost considerata o limita a viselor. Astfel de proiecte au fost efectuate cel putin sase luni, insotite de transformari dureroase, iar in cele din urma managerii au avut impresia ca "un fel de program este, si totul este oarecum incomod, opac, nu se simte pulsul intreprinderii prin sistemul informational...". Prin urmare, compania noastra desfasoara activitati menite sa sporeasca eficienta Universal Accounting®  in toate etapele, incepand cu implementarea. Ideea este ca utilizatorii sa simta imediat confortul si ajutorul in munca de zi cu zi. La urma urmei, de multe ori, unele sisteme informationale sunt implementate pe principiul «стерпится - слюбится», dar prima impresie neplacuta ramane in memorie pentru o lunga perioada de timp. Clientii nostri de la prima zi de lucru cu Universal Accounting®  simt usurinta si gandirea interfetei cu utilizatorul, si in acelasi timp-optiuni ample pentru instalarea si configurarea sistemului informational

In general, concentrarea asupra sarcinilor interne ale fiecarui consumator este o parte integranta a strategiei noastre de construire a relatiilor cu clientul. Acest lucru este necesar, deoarece chiar si intreprinderile care apartin profilului unei industrii, metodele de contabilitate si conceptele de management pot varia foarte mult. Si nu este nimic ciudat in acest sens, pentru ca sa iasa in evidenta printre altele-este o metoda buna intr-o lupta competitiva.

Apropo, conducerea Combinatului de vinuri de calitate "Milestii Mici" a respins imediat ideea alegerii furnizorului Sistemul Informational bazat pe principiul "luam acelasi program ca la toti". Cine nu vrea sa fie mai bine decat altii? Desigur, exista un anumit risc, dar cine nu risca, nu bea sampanie!!! Iar la Combinatul vinurilor de calitate "Milestii Mici" este o sampanie foarte buna, va recomandam!»

Nu este greu de observat ca cele de mai sus ilustreaza legea cunoscuta a unei afaceri de succes – interactiunea directa a producatorului cu producatorul fara intermediari. Faptul ca ambele sunt intreprinderi producatoare din Moldova ofera speranta ca ceva la noi se schimba in bine, iar depasirea dificultatilor este mai usoara impreuna…