horosho_ploho

Руководство компании, собирающейся внедрить компьютерную систему учета и управления (КИС), как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в обозначенный срок и в рамках бюджета. Как правило, и поставщик, и специалисты внутри компании почти молча соглашаются (кому хочется спугнуть клиента или перечить руководителю?). При этом, как правило, и те, и другие почти наверняка знают, что на деле все окажется не совсем так. Особенно, если не соблюсти ряд простых (на словах) и сложных (на деле) правил.

Некоторые организации избегают внедрять КИС, опасаясь, что подобные системы не будут использоваться, а если и будут, то неэффективно. К тому же, если сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения, покинут компанию, будет сложно найти технические ресурсы для поддержания адекватной работоспособности КИС. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения системы.

Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению КИС и в самом деле часто терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, могут не соблюдаться сроки введения системы в промышленную эксплуатацию или не удается вписаться в рамки выделенного бюджета. Согласно западной статистике около 30% проектов заканчиваются с превышением сроков и бюджета более, чем на треть. Еще примерно половина проектов завершается, не соответствуя изначальным ожиданиям (не реализован намеченный объем автоматизации хозяйственных процессов). Тем не менее приведенные далее рекомендации, при правильном их применении, могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться врамках бюджета.

Во-первых, с самого начала убедитесь, что проект правильно организован.

То, что на стадии предварительной проработки проекта закладывается значительная часть его полезности, общеизвестно. И тем не менее, самой распространенной ошибкой на этапе принятия решения о внедрении КИС является слабая проработка целей этого самого внедрения и ключевых требований к системе.

1. Развивайте и поощряйте веру в успех и преданность делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта. Требуйте от этих людей распространять такую же веру среди своих подчиненных.

2. Определите, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы и, желательно, опытом внедрения информационных технологий.

3. Четко определите и отразите в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.

4. Убедитесь, что выполняющие эти функции люди обладают необходимыми знаниями и навыками.

5. Разработайте подробный план работы, разбейте его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживайтесь их. Прежде чем приступить к внедрению системы, продумайте организационную структуру и бизнес-процессы.

1. Убедитесь, что политика, правила и процедуры бухгалтерско-финансового учета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.

2. Опишите методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.

3. При необходимости измените эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.

4. Опишите организационную структуру и подумайте о том, в максимальной ли степени она отвечает целям вашего предприятия.

5. Забудьте такие популярные клише, как «ре-инжиниринг» и «сокращения». Вам не обязательно начинать с нуля, осуществляемые изменения не обязательно должны носить радикальный характер, а число ваших сотрудников не обязательно должно быть сокращено.

6. Изучите наиболее эффективные методы, применяемые в вашей отрасли, и попытайтесь использовать те из них, которые подходят вашей организации.

Обеспечьте создание необходимой технической инфраструктуры.

1. Поручите соответствующим специалистам оценку вашей нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой.

Определите роль отдела информационных технологий и продумайте, каким изменениям он подвергнется в новой среде.

2. Осуществите необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Ничего не делайте наспех: новое сетевое оборудование, например, может сыграть ключевую роль в том, чтобы новая система работала так, как запланировано, а связанные с этим затраты будут весьма невелики в сравнении с расходами на оставшуюся часть проекта.

Убедитесь, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.

1. Документально зафиксируйте потребности вашей организации с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.

2. Всегда определяйте приоритеты (стратегические и оперативные).

3. Пользуйтесь полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям ваших пользователей. Управляйте изменениями, подстраиваясь под своих сотрудников.

1. Проводите изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенный объем информации.

2. С самого начала задействуйте всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого – попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей организации.

3. Регулярно общайтесь с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными. 

4. Разработайте план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа. Помогите пользователям системы увидеть «полную картину».

Не навреди!

Иногда поджимающие сроки, бюджетные ограничения или попросту недостаток опыта и знаний приводят к спешке, способной обречь проект на провал. Ошибок, возникающих при внедрении КИС, особенно трудно избежать в Молдове, где ограниченность в средствах зачастую носит обостренный характер.

Ваш проект по внедрению системы управления предприятием скорее всего потерпит неудачу, если вы:

1. при выборе системы будете слепо основываться на ее распространенности на рынке и слухах, а не на том, насколько она подходит для удовлетворения ваших бизнес-потребностей и насколько реально внедрить ее в условиях именно вашей компании;

2. приступите к внедрению, имея слабого руководителя проекта (или вовсе без него) или план проекта, который не был тщательно продуман;

3. не пересмотрите методы ведения хозяйственной деятельности компании до выбора системы;

4. не будете регулярно общаться с сотрудниками, стремясь привлечь их к участию во внедрении системы и дать им возможность убедиться в том, что их потребности учтены. Необходимо время для постепенной подготовки персонала к новой системе работы (изменения в процессах, регламентах, форматах), в том числе широкое информирование о текущих результатах работы и задачах на ближайшее время, пропагандой позитивных примеров, материальным стимулированием («внутренний пиар» проекта). Саботаж со стороны персонала можно побороть при условии, что топ-менеджмент заинтересован в проекте и не боится принимать непопулярные решения, понимая, что внедрение КИС — это не приобретение (пусть даже за большие деньги) волшебной палочки, которая решит все проблемы. Человеческий фактор сказывается и в чрезмерной увлеченности технической стороной дела в ущерб функциональной целесообразности, продиктованной конечными целями внедрения.

5. не будете следить за ходом выполнения проекта, сверяясь с намеченными основными этапами и сроками выполнения задач (опыт показывает, что проект, не дающий определенного результата в течение более 12 месяцев, обречен на провал);

6. установите нереальные сроки и составите заниженный бюджет;

7. не приведете в соответствие с новыми требованиями уровень подготовки сотрудников отдела информационных технологий;

8. не поручите осуществление проекта кому-либо из тех, кто изнутри знает специфику деятельности вашей компании и учета (как бухгалтерско-финансового, так и управленческого). Проекты по внедрению КИС подвержены множеству рисков: правовых и организационных, кадровых и технических. Для заказчика реализация рисков означает срыв плановых сроков, перерасход бюджета, неполную функциональность и даже провал проекта внедрения (как правило, весьма дорогостоящего). Минимизация факторов риска при внедрении КИС должна происходить, по крайней мере, в четырех сферах: роль высшего руководства предприятия и ведущих специалистов, организации проекта, правил формирования/функционирования проектной команды и управления изменениями.