КАК НЕ КУПИТЬ КИС(у) В МЕШКЕ (Часть 1)
- Выбор информационных систем учета и управления
- 27 Февраль 2014
Почему руководители не участвуют в выборе компьютеризированных информационных систем (КИС) для своих предприятий и чем они рискуют?
В последнее время самые яркие тенденции в бизнесе связаны с использованием информационных технологий (ИТ). В частности, стремительно растет интерес к автоматизации предприятий, к ERP, CRM и прочим решениям. «Автоматизироваться» хотят все, от крупнейших заводов до владельцев коммерческих палаток. Если еще недавно подобные запросы поступали от компаний, которые осознанно пришли к внедрению современной КИС, то сейчас — во многом благодаря агрессивному маркетингу поставщиков — такими системами не интересуется разве что ленивый.
История из жизни. Обычное молдавское предприятие. Учет компьютеризирован популярной программкой и дорабатывается штатными программистами, которые с трудом успевают разобраться с текучкой. Четкая постановка задач отсутствует, сотрудники обращаются с запросами типа «сделай то и то», объемы данных растут, а времени для составления электронного отчета хватает, чтобы бухгалтер отвел в детсад ребенка… и вечером забрал его оттуда. Положение становится критическим, когда в результате «стратегического анализа развития бизнеса» руководство принимает решение о внедрении комплексной КИС…
Знакомая история, не так ли? Рано или поздно каждая компания сталкивается с необходимостью автоматизации бизнес-процессов. Это может быть обусловлено различными задачами: повышение эффективности, оптимизация бухгалтерского учета, формирование на предприятии единой информационной среды, повышение качества обслуживания клиентов и т.д.
Автоматизация бизнес-процессов — лишь один из этапов совершенствования системы управления предприятия. Собственно автоматизация — это второстепенная задача, успех которой напрямую зависит от того, насколько проработаны сами бизнес-процессы компании. И это притом, что полного представления о собственной информационной системе (ИС) — не только компьютерной сети, а о системе обмена информации в самом широком смысле! — зачастую нет даже у руководителя. Ведь ИС — это не чудодейственная компьютерная программа, а совокупность всех информационных потоков (электронных и бумажных), которые отражают бизнес-логику конкретного предприятия. Подмена понятий может привести к плачевным результатам. Критически важно, чтобы автоматизация ИС (в случае осознанной необходимости, а не дани моде) проходила по следующему алгоритму:
(1) определяется общая стратегия компании;
(2) в соответствии с ней формируется ИС (которая может опираться и на некомпьютерные решения) и в виде корпоративных правил и процедур реализуется во всех подразделениях;
(3) элементы ИС подкрепляются информационными технологиями (автоматизация).
Успешная реализация первых двух этапов — основа эффективной КИС. Если компания, как часто бывает, сразу приступает к третьему, это приводит к внедрению дорогой информационной технологии, дающей нулевой эффект. Начинать надо просто с осознания того, какие процессы являются наиболее значимыми и прежде всего нуждаются в улучшении с помощью ИТ (для сотовых операторов — это биллинговые системы, а для автомобилестроителей — оперативный учет состава автомобиля). Проблема внедрения КИС в большей степени стратегическая, чем административная.
Однако и на третьем этапе решающую роль играет позиция высшего руководства, его заинтересованность и участие, а также четкое понимание управленческих задач, которые планируется решить с помощью КИС. Любая автоматизация — всего лишь инструмент, ускоряющий и облегчающий процесс (управления, бюджетирования и т.п.). Пользователями этого инструмента являются руководство и специалисты соответствующих подразделений и служб предприятия: финансисты, бухгалтеры, маркетологи, производственники, плановики и др.
В ходе выбора системы приходится задаваться целым рядом непростых вопросов (иногда ими задаются уже после выбора):
какие задачи будут решаться с помощью КИС и каков ожидаемый эффект от ее внедрения?
кто в компании будет использовать систему?
на какой технологической и методологической платформе она должна быть реализована?
каким образом приобретаемое программное обеспечение (ПО) будет взаимодействовать с другими элементами ИС предприятия?
во сколько обойдется программа, ее внедрение и обслуживание?
Кто на практике выбирает КИС для предприятия? Это может быть директор, менеджеры-«предметники», отвечающие за отдельные участки, или специалисты по ИТ (чаще всего программисты, системные администраторы или техперсонал). Выбирать КИС может также группа представителей компании.
История из жизни. Крупное приватизированное предприятие по производству химикатов. На смену консервативному руководству приходит молодой прогрессивный менеджмент. Внедряются передовые технологии управления. Директору на глаза попадает буклет о семинаре, посвященном построению и автоматизации системы управленческого учета. Хотя семинар, очевидно, ориентирован на руководителей и финансовых менеджеров, директор посылает на него специалиста отдела ИТ. Дальнейший ход событий традиционен: «специалист семинаром доволен, узнал много нового и интересного, передал информацию директору». На этом вся история автоматизации и заканчивается.
В чем причины того, что руководители отдаляются от выбора КИС для своих предприятий?
1. Привычка. Ни у кого не вызывает сомнения, что ПО для офиса приобретают ИТ-специалисты и они главные при разработке собственных систем и автоматизации производственных процессов. Поскольку ИТ для комплексного управления еще не получили широкого распространения в Молдове, культура их приобретения и внедрения только формируется. А пока, зачастую по инерции, на ИТ-специалситов переключаются звонки, в которых есть малейшее упоминание «ИТ», их отправляют на специализированные выставки и семинары, к ним попадают рекламные буклеты КИС, они же встречаются с разработчиками и проводят «смотр» систем.
2. Объективная невозможность решения некоторых технических вопросов, связанных с выбором ИТ, без привлечения ИТ-специалистов.
3. Недостаток времени у руководства на решение этих вопросов.
4. Недостаток компетенции руководителя в технических вопросах. До сих пор не является редкостью начальник, боящийся компьютера, как огня. И даже у тех, кто использует ИТ в повседневной работе, простое знакомство с демо-версией часто вызывает серьезные затруднения.
5. Нежелание менеджеров среднего и высшего звена брать на себя ответственность за приобретение систем, оказывающих влияние на многие процессы в компании.
6. Опасения, что эффективная КИС выявит некомпетентность того или иного менеджера, снизит его авторитет или «вскроет» нежелательную информацию.
7. Желание некоторых служб повысить свой статус в компании.
8. Неквалифицированный подход к продажам самих поставщиков, которые продают «функции системы», а не «решения задач клиента», и таким образом разговаривают с клиентом на разных языках.
Необходимо подчеркнуть, что данная статья ни в коем случае не принижает роль ИТ-служб и не упрекает технических специалистов в недостатке знаний, а призвана продемонстрировать, что в вопросах выбора КИС основными действующими лицами являются будущие пользователи системы, т.е. руководители и менеджеры-«предметники». В следующей части нашей статьи Вы найдете ответ на вопрос: почему безучастность руководителя в выборе КИС опасна для него самого и предприятия в целом.