Бухучет

При внедрении системы компания получит:

  • улучшение эффективности управления финансовыми ресурсами и работы менеджеров за счет своевременного предоставления им полной маркетинговой и финансовой информации, необходимой для принятия оперативных и стратегических решений;
  • своевременное предоставление качественной отчетности руководству и контролирующим органам в соответствии с внутрикорпоративными правилами и национальными стандартами;
  • контроль хозяйственной деятельности на уровне первичных бухгалтерских документов, а также защиту электронного документооборота между удаленными участниками хозяйственного процесса;
  • повысит квалификацию и опыт сотрудников, а также качество внутриорганизационных коммуникаций и документооборота.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ

Данная глава содержит перечень необходимой функциональности с указанием основных требований, предъявляемых к учетно-бухгалтерской информационной системе. Предъявляемые требования собраны в функциональные блоки.
При описании требований предполагается, что информационная система обеспечивает возможности для ввода первичных данных, обрабатывает данные согласно заложенным алгоритмам и производит автоматический расчет данных при формировании отчетных и итоговых форм.

Учет материалов

Учет материалов включает учет основных операций: поступление, перемещение, списание, выбытие. Учет материалов производится в разрезе складов, подразделений и материально ответственных лиц предприятия. На предприятии ведется учет движения материалов в национальной валюте. Также производится учет МБП, комплектующих, запчастей и горюче-смазочных материалов.
Список операции:

  • Приобретение мат.ценностей от фирм РМ;
  • Покупка услуг от фирм РМ;
  • Покупка материалов по актам закупки;
  • Внутреннее перемещение материалов и МБП;
  • Ввод в эксплуатацию МБП;
  • Списание материалов;
  • Акт инвентаризации материалов, МБП;
  • Ликвидация МБП;
  • Продажа материалов и МБП;
  • Покупка услуг с распределением;

Учет бланков строгой отчетности

 Учет бланков строгой отчетности должен позволить вести учет бланков в разрезе серий, номеров бланков и материально ответственных лиц, и должен содержать следующие операции:

  • Покупка бланков строгой отчетности; 
  • Перемещение бланков строгой отчетности;
  • Списание бланков строгой отчетности;
  • Аннулирование бланков строгой отчетности.

Учет основных средств и нематериальных активов

 Учет основных средств должен производиться в натуральном и стоимостном выражении, при этом должен предполагать синтетический и аналитический учет.
Синтетический учет должен обеспечивать учет на балансовых счетах,  открытых в разрезе принятой классификации.
 Аналитический учет является конкретизацией синтетического учета в разрезе аналитик,центров затрат, МОЛ-ов (по необходимости). Одновременно аналитика должна предполагать и натуральный учет по инвентарным номерам.
В рамках учета основных фондов необходимо выполнять расчет износа основных средств и нематериальных активов, перемещения объектов между складами учета, учет ремонта (текущего и капитального) основных средств, модернизации, переоценки объектов, в случае если балансовая стоимость объекта существенно отличается от  рыночной стоимости,  а так же учет и расчет износа в налоговых целях.
 

Список операций:

  • Регистрация сальдо;
  • Расчет износа (непроизводственные методы);
  • Расчет износа (производственные методы);
  • Карточка;
  • Ввод в эксплуатацию; 
  • Инвентаризация - Увеличение(Комплектация) / Уменьшение (Разукомплектовка);
  • Внутреннее перемещение;
  • Продажа;
  • Ликвидация;
  • Расчет налога на недвижимость;
  • Учет драгоценных металлов;
  • В аренде (собственные услуги);
  • Переоценка;
  • В аренде (затраты);
  • Ввод в эксплуатацию прямой;
  • Возврат от покупателя;
  • Учет ремонта в НЦ;
  • Расчет износа в НЦ;
  • Уменьшение стоимости с созданием новых объектов;
  • Регистрация сальдо - земельные участки.

Учет автотранспортных средств

Учет автотранспортных средств должен позволить вести учет перечня автотранспортных средств (легковые автомобили, автобусы, грузовые и др.), учет перечня номенклатуры ГСМ, учет и корректировка норм расхода топлива.

  • Хранение подробных технических данных и характеристик о транспортном средстве от объема двигателя до льгот по исчислению транспортного налога;
  • Хранение нормативов потребления ГСМ на каждый их автомобилей в зависимости от типов трасс и сезона;
  • Учет пробега транспортных средств;
  • Учет и печать путевых листов всех видов автотранспорта;
  • Учет расхода ГСМ;
  • Учет АКБ и автошин по каждой единице техники.

Учет включает следующие операции:

  • Путевой лист;
  • Передача  топлива на авто;
  • Ввод в эксплуатацию – шин и аккумуляторов;
  • Внутреннее перемещение – шин и аккумуляторов;
  • Износ аккумуляторов;
  • Износ шин;
  • Карточка – шин и аккумуляторов;
  • Регистрация сальдо – шин и аккумуляторов.

Учет операций по расчетному счету

Учет операций по расчетному счету должен производиться в разрезе расчетных счетов предприятия в национальной и иностранной валюте. С возможностью разноски банковской выписки, ведение журнала регистрации платежных документов, автоматического расчета курсовых валютных разниц.
Список возможных операций:

  • Платежное поручение в национальной валюте;
  • Платежное поручение в иностранной валюте;
  • Поступление средств на расчетный счет;
  • Поступление средств на валютный счет;
  • Прочие выбытия с расчетного счета;
  • Выписка банка;
  • Конвертация валют;
  • Расчет курсовых валютных разниц;
  • Покупка валюты;
  • Продажа валюты.

Учет операций по кассе

   Учет операций по движению денежных средств в кассе должен производиться, в разрезе: касс предприятия, в национальной и иностранной валюте.
Список возможных операций:

  • Касса приход;
  • Касса расход; 
  • Касса приход в валюте;
  • Касса расход в валюте.

Учет затрат и расходов предприятия

Учет затрат и расходов предприятия должен  осуществляется в разрезе подразделений и статей расходов (расходов операционной, инвестиционной и финансовой деятельности, а также чрезвычайных убытков) и затрат  предприятия (материальные  затраты,  затраты  на  оплату  труда, косвенные  производственные  затраты).
Учет расходов будущих периодов, должен производиться  в разрезе центров затрат с возможностью заполнения требуемых параметров для ежемесячного их списания и отнесения на текущие расходы  периода.
Учет включает следующие операции:
• Закрытие, распределение счетов затрат и расходов;
• Ввод в эксплуатацию - прочее;
• Внутреннее перемещение – прочее;
• Износ – прочее;
• Карточка – прочее;
• Регистрация сальдо – прочее.

Учет расчетов с контрагентами

В рамках учета взаиморасчетов с контрагентами на предприятии осуществляется ведение реестра контрагентов (физических и юридических лиц) и реестра договоров с контрагентами.
Производится учет задолженностей, выданных и полученных авансов и взаимных обязательств; контроль возврата долгов в разрезе контрагентов.
Осуществляется выписка счетов и налоговых накладных, формирование актов сверки.
Список возможных операций:
• Регистрационная карточка Контракта;
• Реестр Контрактов;
• Взаимное закрытие счетов в разрезе контрактов;
• Закрытие отрицательных сумм;
• Начисление НДС на авансы;
• Расчет курсовых разниц;
• Авансовый отчет.

Учет кадров

В рамках учета кадров осуществляется ведение реестра сотрудников, ведение структуры подразделений. Производится регистрация и учет приказов и распоряжений по предприятию.
Список возможных операций:
• Штатное расписание предприятия;
• Табель учета рабочего времени;
• Приказ о приеме на работу;
• Приказ о переводе;
• Изменение освобождений;
• Изменение зарплаты;
• Регистрация отпусков, больничных;
• Приказ об увольнении.

Учет Заработной платы

Для создания и расчета записей начислений и удержаний заработной платы.
Возможны следующие операции:
• Расчет зарплаты по окладу (табель);
• Расчет разовых премий;
• Платежная ведомость;
• Автоматические начисления;
• Автоматические удержания;
• Расчет Соц.Фонда (Мед. Страх.);
• Направление на выплату;
• Расчет больничного листа;
• Расчет отпускных;
• Прочие удержания;
• Прочие начисления;
• Регистрация дополнительного дохода;
• Расчет материальной помощи;
• Отчеты REV-5.

Оказание услуг

 Учет осуществляется в разрезе номенклатуры оказываемых услуг и центров дохода.
Список возможных операций:
• Выписка счета-фактуры;
• Оказание услуг;
• Расчет себестоимости услуг.

Учет налогов и регламентированной отчетности

 Налоговый учет  включает в себя: учет общегосударственных налогов и сборов (подоходного налога, НДС, акцизов, таможенной пошлины, сборы, взимаемые в дорожный фонд.) и местных сборов (налог на недвижимое имущество, налог на благоустройство территорий, сбор за размещение объектов торговли и др.), расчет и начисление налогов и сборов, и составление налоговой отчетности согласно действующему законодательству.     Возможность  построения форм электронных деклараций в формате XML.
Список возможных операций:
• Расчет налога на недвижимое имущество;
• Налог на воду;
• Благоустройство территории;
• Расчет налога на торговые точки.
• Земельный налог;

Формирование бюджетов

Основными бюджетами предприятия должны являться сметы доходов и расходов. Сметы формируются на календарный год с разбивкой по месяцам.
Список возможных операций:
• Бюджет расходов;
• Бюджет инвестиций.

ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ СХЕМА

Основным принципом организации информации в информационной системе должно быть обеспечение доступа к информации только для тех лиц, кому она предназначена и/или признана необходимой для выполнения своих служебных обязанностей.
Для обеспечения необходимого уровня конфиденциальности должны применяться организационно-технические меры. Предоставление доступа к информации должно осуществляться на основании принципа изначального отсутствия прав. В качестве технических средств допускается применение средств операционных систем, а также специализированного оборудования и ПО, включая сертификаты и электронные подписи.

u.png

ОСНОВНЫЕ СПРАВОЧНЫЕ РЕЕСТРЫ

В данной главе указана информация об основных справочниках, необходимых для полноценного учета хозяйственной деятельности предприятия. Указанный состав является обязательным, но не является ограничивающим; предлагаемый программный продукт может также содержать другие справочники, а также комбинировать информацию.

Справочник плана счетов

Основным инструментом синтетического и аналитического учета хозяйственных операций является План счетов. Ввиду этого необходимо предусмотреть возможность получения «стандартного» пакета отчетности (оборотно-сальдовой ведомости, анализа счета, карточки счета).  

Справочник Контрагенты

Иерархический справочник, контрагенты, должен включать два вида справочников физические лица и юридические лица, с возможностью группировки контрагентов на поставщики, покупатели (местные, иностранные), ввода реквизитов контрагентов. 

Справочник Материалы

Иерархический справочник. Регистрационная карточка материала имеет набор обязательных реквизитов – код, наименование, ед. измерения, примечание.

Справочник Основные средства

Иерархический справочник. Регистрационная карточка основного фонда имеет набор обязательных реквизитов – код, наименование, ед. измерения, примечание. 

Справочник Работников (МОЛ)

Иерархический справочник. Обязательные поля: код, ФИО, примечание.
Данные справочника служат аналитическим разрезом при начислении заработной платы, учете кадров, учете ТМЦ, основных средств по материально ответственным лицам.

Справочник подразделений

Иерархический справочник. Обязательные поля: код, наименование, примечание.
Данные справочника служат аналитическим разрезом при учете доходов и расходов, затрат предприятия, учете основных фондов, ТМЦ, налогов и соборов, отчислений на социальное и медицинское страхование.

Справочник Виды услуг

Иерархический справочник. Обязательные поля: код, наименование, примечание. Справочник содержит виды предоставляемых предприятием услуг.
Данные справочника должны служить аналитическим разрезом в специализированных управленческих отчетах экономического отдела.

Справочник Статьи расходов и услуг

Иерархический справочник. Обязательные поля: код, наименование, примечание. Справочник содержит виды предоставляемых предприятием услуг.
Данные справочника должны служить аналитическим разрезом в специализированных управленческих отчетах и статистических расчетах.

ОТЧЕТЫ

Перечень необходимых отчетов по  бухгалтерскому  учету согласно законодательству  РМ.

Финансовые и Статистические отчеты

Финансовые:
• Бухгалтерский баланс,
 - Консолидированный бухгалтерский баланс;
• Отчет о финансовых результатах,
 - Консолидированный отчет о доходах и расходах;
• Отчет о движении собственного капитала,
 - Консолидированный отчет о движении собственного капитала;
• Отчет о движении денежных средств,
 - Консолидированный отчет о движении средств;
Статистические:
• Затраты и Расходы предприятия.
        - 5-CI - Затраты, расходы и инвестиции предприятия,
• Заработная плата.
        -1M-Заработная плата,
• Торговля, Услуги
     -SERV-TS- Краткосрочные показатели  по сельскому хозяйству, торговле  и услугам 

Налоговые отчеты

1) Налоги на недвижимое имущество:
• Расчет налога на недвижимое имущество;
• Расчет земельного налога;
• Информация о начисленных суммах налогам по подразделениям предприятия
2) Отчеты по НДС:
• Декларация по НДС;
• Приложение к Декларации по НДС;
• Регистр продаж;
• Регистр покупок.
3) Налоги, удержанные с выплат:
• ИНФОРМАЦИЯ о доходах начисленных и выплаченных  в пользу физического (юридического) лица и о подоходном налоге, удержанном из этих доходов;
• Отчет о сумме выплаченного дохода и о подоходном налоге, удержанном из этого доход;
• Информация о подоходном налоге удержанном из источников дохода, отличных от заработной платы, выплаченного нерезидентам;
• Заявление работника о получении освобождения от подоходного налога удержанного из зарплаты за год XXXX;
• Информация о заработной плате и других выплатах, осуществленных работодателем в пользу работников, и о подоходном налоге, удержанном из этих выплат;
• Личная карточка учета доходов по зарплате и других доходов от работодателя в пользу работника за год  XXXX, в том числе и подоходный налог удержанный из этих выплат;
• Информация о выплатах, произведенных резидентам из источников дохода, отличных от заработной платы, и о подоходном налоге, удержанном из этих выплат.
4) Местные сборы:
• Отчет по сборам на благоустройство территории,
 - Приложение к отчету по сбору на благоустройство территории (TAT 07) по исчисленным суммам сбора подразделений налогоплательщика 2;
• Отчет по сбору за объекты торговли и/или объекты по оказанию социальных услуг.
5) Дорожные сборы:
• Отчет по сбору за пользование автомобильными дорогами автомобилями, зарегистрированными в Республике Молдова.
6) Сборы за употребление природных ресурсов:
• Отчет по сбору за воду.

Отчеты по страхованию

Социальное страхование:
• Декларация о начислении и использовании взносов обязательного государственного социального страхования;
• Декларация застрахованного лица (Приложение № 1);
• REV 1 АНКЕТА ЗАСТРАХОВАННОГО ЛИЦА;
• REV 9  Информация о начислении, использовании и уплате взносов социального страхования;
• REV 5  Декларация застрахованного лица за год;
• REV 2 Ярлык-рaсписка.
2) Медицинское страхование
• Отчет об исчислении суммы взносов обязательного медицинского страхования.

 5.4 Внутренние отчеты
1) Универсальный отчет
2) Основные фонды:
• Ведомость ОС;
• ОС по категориям собственности;
• Карточка – хронология состояния;
• Карточка ОС;
• Обороты;
• Текущий ремонт.
3) Карты клиентов:
• Детальный по клиентам;
• Территориальное распределение;
• Дни и время заказов.
4) Журналы-ордера:
• Журнал-ордер/дебит;
• Журнал-ордер/кредит;
• Журнал-ордер/по датам;
• Журнал-ордер/по клиентам.
5) Контроль:
• Проверка удаленных документов.
6) Отчеты по зарплате:
• Лицевой счет;
• Справка о доходах;
• Свод начислений;
• Расчетная ведомость;
• Список освобождений;
• Страховой стаж работников;
• Среднесписочная численность.
7) Кадры:
• Отчет о днях рождениях;
• Отчет об испытательном сроке;
• Отчет об увольнениях;
• Кадровая ситуация.
8) Касса:
• Кассовая книга;
• Отчет по бланкам строгой отчетности.
9) Дебиторы и кредиторы:
• Акт сверки в национально и иностранной валюте;
• Схема оплаты;
• Структура дебиторской и кредиторской задолженности на дату;
10) Контракты:
• Реестр Контрактов;
• Расчеты по контрактам;
• Структура дебиторской и кредиторской задолженности на дату;

ТРЕБОВАНИЯ ПО БЕЗОПАСНОСТИ

 В вопросах безопасности системы, рассматриваются в комплексе следующие аспекты: конфиденциальность, целостность и доступность информационных ресурсов; организация идентификации и учета пользователей; управление их доступом к информационным ресурсам.

Конфиденциальность информации

 Основным принципом организации информации в информационной системе должно являться обеспечение доступа к информации только для тех лиц, кому она предназначена и/или признана необходимой для выполнения своих служебных обязанностей.

Требования по доступности и сохранности

 Доступ к учетно-бухгалтерской системе предприятия осуществляется на основании: аутентификации, авторизации и учета деятельности пользователей.
Имена пользователей должны определяться в соответствии с принятым на предприятии единым форматом.
Для удобства управления пользователями и их правами в информационной системе необходимо обеспечить создание групп пользователей. Приоритетным является управление правами доступа на уровне групп. Для отдельных случаев применяется индивидуальная конфигурация на уровне конкретных пользователей.
На основании определенного и утвержденного списка информационных сервисов и операций, все основные действия пользователей подлежат обязательному учету с возможностью последующего анализа.
Система должна обеспечить целостность информации. Каждый тип данных, являющийся компонентом системы, находится в определенной, согласованной, актуальной и управляемой связи с другими соответствующими данными. Приоритетным является принцип хранения информации в единственном источнике.
Доступ к информации из системы предприятия организовывается по принципу, что вся информация, технические платформы, применяемые системы безопасности и вспомогательные системы функционируют в установленном порядке и доступны в любой момент, когда они требуются.

Резервное копирование и восстановление

 Организация резервного копирования информации является обязательным требованием, предназначенным для восстановления работоспособности системы и/или данных в случае их разрушения или повреждения.
 

Связь с внешними системами

 С учетом растущего масштаба использования ресурсов Интернета сотрудниками предприятия, а также его использования для обеспечения территориальных связей, необходимо обеспечить организацию возможностью безопасной удаленной работы, а также интеграцию с некоторыми Интернет-сервисами (например, получение официальных курсов обмена валют, данные Главной налоговой инспекции по налоговым накладным и др).

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ

• База данных Oracle;
• Все хранимые данные должны быть доступны через стандартный язык запросов SQL и храниться  в таблицах нормализованной формы;
• Не допускается хранение бухгалтерских проводок в базе данных без прямого экспорта утилитами базы данных и никаких дополнительных программных средств;
• Система должна позволять расширение новыми модулями на Java и PHP;
• Весь исходный код конфигурации должен быть написан на Java, PHP или PL/SQL;
• В поставку должен быть включен весь исходный код конфигурации с правами по дальнейшему самостоятельному развитию;
• Интеграция по протоколу CMIS с системами ECM;
• Полностью двуязычный интерфейс;
• Непрерывный учет с открытым периодом;
• Все модули и компоненты системы должны храниться в одной базе данных и одних и тех же таблицах;
• Система должна поддерживать не менее 100 пользователей без терминального доступа.

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К КОМПАНИИ ПОСТАВЩИКУ

• Компания  поставщик должна быть партнером Oracle не менее 5 лет;
• Компания должна внедрить за последние 3 года не менее 3-х крупных госпредприятий, оказывающих услуги населению с совокупным количеством рабочих мест не менее 100;
• Каждый предлагаемый модуль должен иметь минимум 3 внедрения и более 2-х лет эксплуатации;
• Опыт разработки и внедрений FrontEnd решений (прием платежей, продажа товаров).

ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ ДЛЯ ВНЕДРЕНИЯ

Требования к сети

• Ethernet, Local network UTP/5 100Mbit (Server connection 1Gb);
• Стабильная сеть, защищенная от механических и электромагнетических воздействий;
• Принтер (рекомендуется простой лазерный, не многофункциональный; конкретная модель согласовывается с Поставщиком);
• Высокоскоростное подключение к Интернет (Server side connection upload speed — 2Mb, Client side connection download speed — 128-256 Кбит/с; данное требование может быть пересмотрено в рамках технического задания)

Требования к серверу

Для 1-5 «прямых» клиентских рабочих станций, подключающихся по локальной сети:
• Intel Xeon 2x2.4 GHz, 4-8GB RAM, HDD SATA/SAS 4x200GB RAID 1/1+0, устройство архивирования (рекомендуется DVD-RW 16x), LAN 1Gb
• ОС CentOS 6/7 / MS Windows 2008/2012 Server, СУБД Oracle Standard Edition One 10GR2, пакет офисных приложений (рекомендуется MS Office 2003), программы архивации данных и антивирусной защиты,  а  также  желательно программы  сохранения и  восстановления системы (Acronis, Norton Gost и т.д., версии, соответствующей установленной ОС);
• Защитная система UPS на switch/hub.

Для 5-25 «прямых» клиентских рабочих станций, подключающихся по локальной сети:
• Intel Xeon QuadCore, 8-32 GB RAM, HDD SAS/SATA 4x200GB 2xRAID 1/1+0, устройство архивирования (рекомендуется DVD-RW 16x), LAN 1Gb;
• ОС CentOS 6/7 / MS Windows 2008/2012 Server SP2, СУБД Oracle Standard Edition 11GR2, пакет офисных приложений (рекомендуется MS Office 2003), программы архивации данных и антивирусной защиты, а  также  желательно программы  сохранения и  восстановления системы (Acronis, Norton Ghost и т.д., версии, соответствующей установленной ОС);
• Защитная система UPS.

Требования к терминал-серверу:

• Тип ЦП - старшие модели в линейке 2-х/4-х ядерных процессоров архитектуры Intel;
• Системная память – 8-32 GB;
• Дисковый накопитель - 200 ГБ, 7200 RPM, SATA-II/SATA-III;
• ОС MS Windows 2003 Server SP2 x32 (рекомендуется) / Windows 2008 Server SP2 x32, c установленным сервером терминалов, пакет офисных приложений (рекомендуется MS Office 2003), программы архивации данных и антивирусной защиты, а  также  желательно программы  сохранения и  восстановления системы (Acronis, Norton Ghost и т.д., версии, соответствующей установленной ОС);
• Защитная система UPS.

Требования к серверу касс:
• Pentium IV/Athlon 64(939)/Intel Atom PineView 3Ghz, MB ASUS, Gigabyte, MS, AsusI, RAM 1-2GB, HDD 2x250Gb Seagate 7200, RAID 1, 450 W, LAN 100Mb;
• OC MS Windows XP Professional/ Windows 7/Cent OS 6/7;
• Защитная система UPS.

Требования к рабочим станциям

• CPU 2 Cores, 2GB RAM, HDD 80GB, LAN 100Mb;
• ОС MS Windows XP (рекомендуется)/Windows 7 x32, пакет офисных приложений (рекомендуется MS Office 2003), программы архивации данных и антивирусной защиты.

ДОКУМЕНТАЦИЯ СИСТЕМЫ

Документация пользователя

 Руководство пользователя является обязательным документом. Данный документ должен содержать общую информацию о системе, а также простые и ясные инструкции по ее эксплуатации. Данные инструкции должны быть предоставлены, как минимум, для каждой из затребованных функций. Документ должен содержать указания всех действий, необходимых для получения соответствующего результата, и сопровождаться, в случае необходимости, образцами экранных форм.

Документация администратора

 Руководство администратора системы должно содержать подробную информацию об архитектуре системы, необходимое для понимания принципов ее построения и функционирования, а также для обеспечения правильных условий ее эксплуатации, мониторинга производительности и проведения профилактических работ.
 Документ должен содержать инструкции по развертыванию системы, управлению пользователями и их правами, резервному копированию и восстановлению системы, мониторингу производительности и обслуживанию системы.