Документооборот

Введение

Первичный документ - это тот документ,который создается и запускается в ЭДО (например- Приказ, Распоряжение)

ЭДО служит для отслеживания на каком этапе документ,  дл учёта комментариев на различных этапов, отметок согласования/ознакомления/утверждения, для рассылки.

Рабочий стол-основная форма отображающая все входящие документы, на которые требуется отреагировать (согласовать, утвердить, ознакомиться, составить список согласования и запустить на согласование). Каждый пользователь на форме "Рабочий стол" видит только документы, требующие его участия.

Мои документы - все документы, в которых участвовал пользователь, на любом из этапов. 

Журнал первичных документов - служит для создания первичных документов и отображения списка уже созданных.

Участник - лицо, участвующее в ЭДО.

Маршрут - упорядоченная совокупность этапов/статусов, через которые должен пройти ЭДО. Для разных первичных документов - разные маршруты. Каждый этап в маршруте характеризуется одним или несколькими ответственными лицами. Например подготовка - инициатор, утверждение - руководитель. Кроме того на разных маршрутах на некоторых этапах отметку/комментарий может ставить не только сотрудник, но и дополнительное лицо, имеющее право подписи.  Также при переходе на определенный этап может происходить или нет рассылка уведомлений.

Этап - определенный статус документа, характеризующий состояние документа. В зависимости от этапа действуют разные права у разных ролей и статусов участников. Некоторые этапы могут повторятся при прохождении ЭДО по маршруту (например - этап согласования).

Основные функциональные возможности

Платформа una.ECM -  это автоматизированная универсальная программная платформа, предназначена для комплексной автоматизации бизнес-процессов( управления электронным документооборотом,  контроля исполнения поручений в компаниях любого масштаба). Данная платформа позволяет контролировать поток документов, отслеживать их статус, а также уменьшить срок подписания "бегунка" - листа согласования.

Фактически теперь любой документ системы клиенты может стать частью документооборота. Платформа позволяет:

  • Отслеживать текущее положение документа
  • Согласовывать и утверждать документ в системе
  • Составлять и отслеживать состояние электронного архива документов
  • Передавать документы на согласование одним щелчком
  • Получать уведомление по почте об изменении статуса документа

В отдельно взятом документе статус участника может быть:

  • инициатор- если он создал ЭДО (только он делает список согласования). Доступ ко всем этапам по документу созданный им: Создание и передача на согласование, просмотр этапов согласование, утверждение и рассылка.

  • сотрудник - тот кто в списке рассылки, согласования.

 У участника могут быть следующие роли:

  • руководитель -1  и более человек

  • пользователь - видит этапы согласование, утверждение и рассылка. Может создавать, согласовывать документ и писать комментарии в документе, добавлять объекты(файлы) к приказам.
  • канцелярия- Создание, согласование, утверждение и рассылка (только эта роль формирует список рассылки и утверждения, отправляет в архив)сначала канцелярия смотрит, потом руководитель. Возможно уведомлять на этапе согласования  инициатора и секретаря

  • архив

Система  ориентирована  на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами, но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.).