КАК НЕ КУПИТЬ КИС(у) В МЕШКЕ (Часть 2)

Почему руководители не участвуют в выборе компьютеризированных информационных систем (КИС) для своих предприятий и чем они рискуют?

Продолжаем рассматривать «подводные камни» автоматизации современных предприятий — тему, все более актуальную для корпоративной Молдовы. В частности, в предыдущей части нашей статьи был поднят вопрос участия руководителей в выборе КИС, а точнее причины их возможной безучастности и перепоручения этих задач специалистам по информационным технологиям (ИТ). Чем же это опасно?

Вполне нормально, что в центре внимания ИТ-специалиста — технические характеристики (язык программирования, быстродействие и пр.), которые, безусловно, нужно учитывать при покупке программного обеспечения (ПО). Но они становятся второстепенными на фоне основной функции КИС — поддержки управленческих процессов, и именно она должна стать приоритетом при выборе. Наделяя ИТ-службу правом единоличного выбора, компания изолирует непосредственных пользователей КИС. В результате не система подбирается под клиента, а пользователь вынужден довольствоваться тем, что ему установили. В большинстве случаев приобретенная система так и остается невостребованной.

История из жизни. В офис поставщика КИС приходит системный администратор небольшого госпредприятия. «Наш директор, — говорит, — ощутил потребность в компьютерах и поручил мне [читай «свалил на»] найти какую-нибудь программку, которая решит наши проблемы. Нас больше всего интересует бюджетное управление в вашей программе. Только сразу предупреждаю: я ничего не понимаю в бюджетировании». Попытки объяснить вкратце, что это такое, безуспешны. А ведь собеседнику придется отчитываться перед директором. Угадайте, как он опишет продукт начальнику? Последний, кстати, тоже пострадает, поскольку так и не узнает ничего о преимуществах бюджетного управления.

Если ИТ-специалист и руководит автоматизацией, его «партминимум», помимо профессиональных знаний, должен включать понимание бизнес-процессов своей компании, владение проектным менеджментом и способность системно реализовать всю эту информацию и навыки. Однако зачастую это «компьютерно-ориентированные» люди, без опыта грамотного бизнес-анализа. Очевидно, что их переподготовка — давно назревшая проблема.

Важно также то, что внедрение КИС, как правило, связано с перестройкой многих процессов в организации. Оценить все нюансы и последствия таких мероприятий зачастую сложно даже руководству компании, не говоря уже об ИТ-специалистах.

Нередкими являются и ситуации, когда сотрудники ИТ-отделов сознательно возводят «барьеры» между руководством и поставщиками ПО, нанося своим компаниям очевидный вред.

История из жизни. Крупное пищевое предприятие. Отдел ИТ ведет долгие переговоры с поставщиком по поводу автоматизации бухучета. Глава отдела заявляет: «Наших бухгалтеров все устраивает, а что не устраивает, мы им сами разработаем». К бухгалтерам, разумеется, не допускает. Вскоре удается поговорить с главбухом, который не в восторге от имеющихся средств, но сразу предупреждает, что в компании принято решение разрабатывать КИС самостоятельно. Два года назад уже было приобретено специализированное ПО (и не самое худшее), но дальше отдела ИТ не пошло. Отказавшись от услуг по внедрению, штатные ИТ-специалисты на базе продукта разработали формы для анализа продаж в отделе сбыта. Внедренный функционал составил 10%. ИТ-отдел продолжает «разрабатывать собственные системы», а бухгалтеры обрабатывают данные в Excel.

Гораздо более серьезные последствия связаны с системами, влияющими на качество управленческих решений. С этой точки зрения оценить КИС может только руководитель. Ведь именно он будет принимать решения на основе информации, накапливаемой в системе. И за неверные решения нести ответственность тоже будет он. А руководитель-то знает, что такие решения могут обойтись гораздо дороже, чем самая дорогостоящая КИС.

История из жизни. Производственный холдинг. Глава ИТ-департамента обладает статусом на уровне замдиректора. Два высших образования: техническое и экономическое (идеальный вариант). Читает публикации и литературу по менеджменту, следит за состоянием рынка ИТ. В курсе стоящих перед компанией задач, активно взаимодействует с руководством и различными службами. Когда встал вопрос об автоматизации финансового управления, самостоятельно ознакомился с предложенными на рынке системами. После «отсеивания» по ключевым критериям (функциональность, ограничения, стоимость) число вариантов сократилось до двух. Были организованы презентации обеих систем для руководства и финансово-экономических служб, на которых подробно были рассмотрены задачи компании и способы их решения. После этого выбрать наиболее подходящий продукт было несложно.

Многие ИТ-специалисты — активные носители знаний о передовых управленческих технологиях и пытаются обосновать необходимость их использования в компании. Правда, и в этом случае сближение позиций ИТ-менеджера и руководителя неочевидно. Не секрет, что статус ИТ-служб в большинстве компаний невысок: они воспринимаются как второстепенные, т.к. чаще всего слабо служат основной задаче — зарабатывать больше денег. Это проблема не только Молдовы: сейчас активно критикуются и западные ИТ-менеджеры.

Кроме того, при всем желании ИТ-специалист часто не в состоянии быть «услышанным». Руководитель может требовать настроить ПО под существующую (часто «бумажную») технологию, мотивируя это тем, что ему так привычнее и удобнее. В итоге получается переливание из пустого в порожнее: технологии новые, а работа – по старинке… В таком случае приходится искать сторонников (внутри и вне организации), чтобы «переубедить шефа».

Остерегайтесь, правда, «политических решений». Переубедить Вас, г-н Руководитель, могут так «грамотно», что решение о покупке КИС будет основываться не на объективных критериях и здравом смысле, а на личной выгоде и связях заинтересованных лиц. Такая практика чрезвычайно распространена не только в Молдове, и результатом этого является дискредитация КИС вообще: в 90% случаев приобретенные таким образом системы либо вообще не используются, либо только создают дополнительные проблемы.

Хотелось бы еще раз подчеркнуть, что статья не упрекает ИТ-специалистов и не принижает их роль, а призвана показать, что случайное или нарочное отдаление руководства от выбора КИС чрезвычайно опасно. Руководители и представители отделов должны стать активными участниками этого процесса. А ИТ-специалисты могут выступать в роли консультантов, ведь они профессионально разбираются в технической части и знают потребности организации. Их ответственность должна быть высокой и осознанной: в конечном итоге именно им придется сопровождать и даже развивать КИС своих предприятий. Как видно, работа предстоит коллективная. А чтобы не получить ненужную систему и ни одного ответственного, в первую очередь нужен руководитель этих работ, который будет отвечать за успех или провал. В следующей части нашей статьи Вы найдете ответы на вопросы: кто же все-таки должен руководить выбором КИС и каким образом можно организовать этот процесс так, чтобы с наименьшими затратами времени, денег и сил приобрести то ПО, которое соответствует потребностям и возможностям предприятия. Читайте!