Торговля: новые возможности, новые требования

Путь создания и запуска в работу комплексной информационной системы (КИС) на торговом предприятии не так прост, как может показаться на первый взгляд. Временные и финансовые затраты, некомпетентность персонала — множество сложных задач стоит перед руководителем. Требование времени к управлению бизнесом «со скоростью мысли» приводит к необходимости использования на предприятии современной КИС. Как избежать ошибок при выборе и вводе ее в эксплуатацию, как оценить результативность работы, какие выгоды можно ожидать от применения системы?

Быстрый рост товарооборота в розничной торговле приводит к росту числа торговых предприятий. Открываются новые фирмы, «одиночные» магазины перерастают в сети, сетевая розница ставит «на конвейер» открытие новых торговых объектов, иностранные компании запускают свои гипермаркеты. В разных странах процесс идет с разной скоростью, но конкуренция обостряется везде. Этот процесс не может не радовать потребителя. Однако магазины открываются, и «соседи» задаются правильным вопросом: «Почему из всех конкурентов, у которых ценовая политика примерно одинакова (или вовсе отсутствует), одинаковое качество и услуги, клиент должен выбрать именно меня?»

Экспансия иностранных «ритейлеров» в страны СНГ явно уменьшает очереди в отечественных «cash&carry». Активно ведутся дискуссии, как же противостоять иностранным конкурентам. Ситуация складывается непростая: по цене с ними конкурировать сложно, а по сервису мы еще не очень умеем.

Обострение цивилизованной борьбы за покупателя приводит к потребности в КИС, обеспечивающей ответственных сотрудников компании актуальной и достоверной информацией, позволяющей в максимально короткий срок принимать решения на всех уровнях управления: от товароведа до финансового директора. Даже на небольшом предприятии при отсутствии своевременных данных о продажах невозможно планировать ни складской запас, ни график поставок; без графика поставок не согласуешь график платежей, без которого начинаются проблемы с поставщиками или рост дебиторской задолженности.

Как оценить потери, которые ежедневно несет торговое предприятие от недостатка аналитической информации (причем сразу из нескольких источников, быстро и в удобной форме)? Практика показывает, что лишь немногие руководители задают себе этот вопрос. Полностью осознавая необходимость внедрения КИС, интуитивно соглашаясь с утверждением о небольшом сроке ее окупаемости, они все равно максимально отдаляют себя от этих «проблем», перепоручают кому-то, пускают на самотек. Выбирая «автоматизацию», как меньшее из двух зол, многие руководители торговых предприятий воспринимают эту задачу не как инвестиционный проект, а как некую затратную часть бюджета. За восемь лет работы на рынке КИС мы видели массу вариантов развития событий, при которых самые прогрессивные решения руководства компаний тонули среди серости, некомпетентности, а часто и прямых «махинаций» сотрудников. «Политически правильный» выбор системы может увеличить ее стоимость более чем вдвое! Бесконтрольность, а часто и полное отсутствие ответственного за внедрение и эксплуатацию КИС, может привести к краху ее функциональности и… к поискам новой.

В тех компаниях, где внедрение КИС рассматривается как инвестиционный проект и руководитель, как никто другой, заинтересован в получении результата, вероятность провала значительно меньше. Залогом успеха в этом случае является пристальное внимание руководства ко всем этапам проекта: к выбору КИС, ее запуску в работу и эксплуатации (см. статью "Как не купить КИС(у) в мешке").

Решение руководства о необходимости применения КИС на предприятии свидетельствует об определенном положении, которого компания достигла или желает достичь на рынке. К этому моменту многие фирмы уже используют какую-то несложную систему учета или даже одновременно несколько систем. Потребность перехода на новую, комплексную платформу может возникнуть по разным причинам: резкое увеличение числа пользователей, появление удаленных торговых объектов, необходимость консолидации данных о деятельности подразделений, невозможность старой системы обслуживать новые масштабы. К новой системе, естественно, предъявляются более серьезные требования: новые возможности, соответствие новым направлениям бизнеса, более глубокая аналитическая отчетность и мн.др. Постепенно от задачи уменьшения времени обслуживания клиентов и облегчения учета торговое предприятие приходит к задачеуправления торговлей (продажами, складом, поставками, ассортиментом).

Выделим ряд возможностей, которые в полной мере удовлетворяют перечисленным требованиям и недоступны пользователям «простых» систем. Не будет преувеличением тезис, что КИС представляет собой торговую систему, которая в отличие от «обычной» отвечает не только на вопрос «что делается», но и на вопрос «что нужно сделать». А такие задачи решаются сотрудниками торговых компаний сотню раз на день. И каждый раз тратится время, часто совершаются ошибки. К месту вспомнить известное утверждение: автоматизация предприятия стоит столько, сколько может стоить одна ошибка товароведа.

Хотя параметров функциональности КИС можно привести много, общее у них одно — информация современной торговой системы — это не только средство для анализа, но и руководство к действию для непосредственных исполнителей. Конечно, это «руководство» не будет пригодным для всех организаций. Так, до внедрения высокотехнологичные системы в той или иной степени адаптируются под специфику предприятия заказчика.

Функциональность хорошей КИС редко бывает недостаточной. Однако может случиться так, что сама система будет использоваться только в качестве калькулятора или средства для печати документов. Причины могут быть разными: неверный выбор самой системы, ошибки в постановке задачи, неквалифицированное внедрение, невозможность подстроить программу под методологию ведения бизнеса. Часто и сами заказчики практически никак не используют КИС в своей работе, лишая себя преимуществ. Программа может и должна помогать вести бизнес и приносить прибыль.

Распространенных на молдавском рынке КИС для торговли не так уж много. Дело не только в жестких требованиях к их качеству. Установка и ввод в эксплуатацию требует высокой квалификации сотрудников поставщика, опыта, знания специфики работы различных организаций и пр. Кроме того, системы данного класса чрезвычайно требовательны к качеству исходных данных. Иными словами, систему планирования невозможно использовать, если есть сомнения в достоверности источников данных предприятия.

Существует ряд критериев оценки эффективности КИС, которые постоянно развиваются и доступны для изучения. Необходимо обратить внимание на моменты, которые часто теряются среди расчетов. Возврат инвестиций от использования даже самой простой системы учета происходит лишь в том случае, если она повышает эффективность бизнес-процессов предприятия. Без этого любая система постепенно становится тормозом, мешающим развитию бизнеса: сотрудники работают все больше, а результатов все меньше. Возможна обратная ситуация: для укрепления рыночной позиции компания готова к внедрению новых технологий, но используемая неповоротливая система учета не позволяет этого сделать. Система, игнорирующая стратегические планы, решающая лишь локальные задачи учета, не сможет существенно упорядочить бизнес компании и помочь его расширению.

Инвестиции в информационную систему управления бизнесом, ее успешный запуск и последующая эксплуатация — серьезные вопросы, к которым стоит внимательно относиться руководителю предприятия. Успех внедрения КИС часто граничит с успехом всего бизнеса компании, ее конкурентоспособности, положением на рынке. Не следует забывать, что это важная составляющая возврата инвестиций.

В нынешних условиях ускоряющегося рыночного роста сложно переоценить значимость доступности и своевременности информационного обеспечения торговых предприятий. В текущей ситуации автоматизация учета компании зачастую становится не просто удобным средством для аналитического анализа, а настоящим оружием конкурентной борьбы, позволяющим удержать свою долю рынка и захватить другие.

(Опубликовано в газете "OFFICE" №49 / 15 декабря 2004 г.)