В новый год — с новой информационной системой

В НОВЫЙ ГОД — С НОВОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМОЙ!

Общеизвестно, что далеко не все проекты внедрения корпоративных информационных систем (КИС) заканчиваются удачно. Так убедительны сайты и рекомендации других клиентов, так заманчиво выглядит программа на демонстрационных роликах, так сладко говорят представители разработчиков на презентациях… Однако, как говорил Гете, «Суха теория, мой друг, а древо жизни вечно зеленеет», – не все так гладко проходит в проектах автоматизации предприятий. Мы уже10 лет занимаемся разработкой информационных систем учета и управления под торговой маркой «Universal AccountingR». Имея за спиной более 150 реализованных проектов в производственной, коммерческой и бюджетной сферах, позвольте поделиться с потенциальными Заказчиками опытом по успешному ведению проектов внедрения информационных технологий (ИТ).

Нельзя автоматизировать беспорядок

Поэтому начинать приходится с устранения этого беспорядка. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и квалификацией, чтобы внести свои предложения и совместно с ответственным представителем Заказчика (иногда – сторонним консультантом или аудитором) провести постановку задач по автоматизации учета. Необходимо отметить, что мы чаще всего не автоматизируем существующий «бумажный» учет, а создаем и внедряем информационную систему учета и управления. При этом, как это ни горько, изрядную долю беспорядка в проект могут вносить постоянное желание Заказчика улучшать систему уже после создания ее промышленной модели, а также не менее постоянное желание разработчика потакать во всем Клиенту. Когда таким образом мутнеет или теряется цель, появляются, как минимум, затянутые сроки и переплаты, а как максимум, проваленный проект и необходимость начинать все с начала.

Как прийти к порядку

Проект автоматизации – это всегда испытание и для исполнителя, и прежде всего для Заказчика, поскольку первый наверняка предъявит второму немало условий, дабы гарантировать и себе, и Клиенту успешное завершение проекта. К необходимым условиям этого можно отнести: изначальную договоренность о целях проекта, которые разделяются всеми участниками; наличие с обеих сторон специалистов, квалифицированных в соответствующих областях; правильное управление проектом и координация работы проектной группы.

Последний пункт, среди прочего, подразумевает наличие у разработчика методологии ведения проекта, позволяющей отслеживать, насколько выполненные работы соответствуют требованиям Заказчика, и контролировать сроки и качество их выполнения на любом этапе проекта.

Важно соблюдать следующий порядок ведения работ:

1. Четкая постановка задачи:

a) описание цели проекта (ЗАЧЕМ автоматизируем);

b) описание предметной области проекта (ЧТО автоматизируем);

c) описание функциональной модели (КАК автоматизируем);

d) перечень задач, решение которых необходимо для достижения цели проекта (какие ЗАДАЧИ решаем);

e) план-график работ (КОГДА И КТО решает поставленные задачи).

2. Создание логической модели системы с подробным описанием ее будущих функциональных возможностей. Систему необходимо сначала спроектировать, смоделировать, сделать макет и тщательно обсудить. Таким образом, мы отвечаем на вопросы о том, как именно и что именно автоматизируется.

3. Тестирование и опытная эксплуатация системы, так называемая «прогонка по сквозным задачам», решение которых продемонстрирует Заказчику работоспособность системы.

4. Обучение сотрудников Заказчика – один из важнейших этапов, т.к. пользователи, которые только поверхностно вникают в работу с системой, как правило, не используют большинства ее возможностей. Например, бывают случаи, когда после внедрения сотрудники Заказчика обращаются по поводу якобы отсутствия отчета «Оборотно-сальдовая ведомость», тогда как этот и многие другие отчеты в системе формируются через простой и удобный «Универсальный генератор отчетов».

5. Введение в промышленную эксплуатацию, доработка, «тюнинг». Не стоит отдавать на откуп сбор замечаний пользователей к системе. Пусть этим важным процессом займется ответственный представитель Заказчика, а позже сам убедится в том, что обнаруженные недостатки устранены.

И, конечно, главное: результаты всех этапов должны быть зафиксированы на бумаге.

От кого зависит успех ?

Каждый успешный проект – это результат совместной работы проектной команды, которая состоит из сотрудников фирм исполнителя и Заказчика, которыми руководят менеджеры проекта с обеих сторон. Руководитель проекта со стороны исполнителя отвечает за функциональность системы и качество оказываемых услуг. Менеджер со стороны Заказчика отвечает за организацию процессов на своем предприятии: за сбор требований и замечаний, обучение сотрудников, отработку тестовых примеров. В конечном итоге именно он принимает решение о готовности системы к эксплуатации. Повторюсь, успех проекта – дело совместное.

Что знать Заказчику до принятия решения об автоматизации

Заказчик, как минимум, должен четко понимать, что он хочет, т.е. иметь согласованные требования к функциональности будущей КИС. Часто бывает, что представитель Заказчика говорит: «Нам нужно бюджетирование по GAAP». Конечно, мы занимаемся и формализацией требований Заказчика, и определяем предметную область автоматизации, но всегда необходимо как можно глубже детализировать потребности Клиента. А это возможно только при его участии.

При принятии решения об автоматизации перед Заказчиком встает выбор: приобрести готовое решение или разработать заказную систему? Первый путь относительно дешев, возможности готового решения кажутся огромными, и возникает соблазн просто купить «коробку». Однако, раскрыв ее и установив приложение на рабочих местах, вскоре Заказчик сталкивается с тем, что все работает не так, как хотелось. Не учтена специфика бизнес-процессов и методология учета конкретного предприятия, имеющиеся отчеты выдают не все данные и не в тех разрезах, многие нужные отчеты отсутствуют и т.п.

В нашей компании принято всегда сопровождать продажу программного обеспечения услугами и консультациями специалиста, чтобы обеспечить Клиенту оптимальное решение стоящих перед ним задач. Мы не стремимся продать клиенту как можно больше и дороже. Мы вместе с ним анализируем его требования и пожелания, и вместе с ним находим решение его проблем. Такой подход позволяет Заказчику избежать неоправданных затрат.

Покупка «коробки» подешевле и со скидкой приводит к таким вариантам развития событий:

предприятие либо использует только малую часть функциональных возможностей приобретенного продукта (например, выписка счетов и «банк-касса»), либо вынуждено перестроить бизнес-процессы и методологию учета согласно реализованным в программе (что почти никогда не происходит).

Дабы избежать вышеуказанное, необходима разработка на заказ такой информационной системы, которая в полной мере поддерживала бы специфику бизнес-процессов и учетных схем предприятия.

Несмотря на то, что одной из целей заказной системы является максимальная адаптация к специфике предприятия, тем не менее процесс создания ИС включает в себя формализацию и структуризацию бизнес-процессов, поскольку, во-первых, идеология автоматизированного учета отличается от «учета на бумаге», а во-вторых, неструктурированные бизнес-процессы, как правило, не всегда экономны и эффективны. Что знать Заказчику после принятия решения об автоматизации После того, как решение принято, надо ответить на вопрос: «Кто будет проводить разработку и внедрение заказной системы?». И здесь возникает соблазн в очередной раз сэкономить средства, поручив постановку задачи и разработку собственному отделу ИТ. Мы не ставим под сомнение профессионализм сотрудников этих отделов, однако решаемые ими задачи отличаются от создания КИС, и было бы нецелесообразно навязывать специалистам несвойственные им функции. При создании сложных систем зачастую приходится доказывать экономическую целесообразность того или иного решения, тогда как штатные специалисты вынуждены удовлетворять любые запросы пользователей, поскольку находятся под большим внутренним давлением, являясь, скорее, обслуживающим подразделением. В результате, внутренняя разработка занимает много времени, требует больших трудозатрат и не всегда приводит к успеху. На наш взгляд, создание заказной системы целесообразно поручить сторонней организации, поскольку специалисты такой фирмы обладают необходимыми знаниями, имеют большой опыт создания и внедрения систем и заинтересованы в успехе проекта. При этом отмечу, что стороннему разработчику не продвинуться ни на йоту без «местных» сисадминов и программистов (если, конечно, таковые имеются).

Когда выбор сделан, Заказчик должен быть готов и к тому, что проект – это кропотливая работа квалифицированных специалистов, и создать сложную систему «завтра и бесплатно», к сожалению, невозможно. Нецелесообразно также требовать от разработчика "сначала быстро сделать учет товаров, а мы, как клиент, потом решим" – минусы лоскутной автоматизации всем известны.

Что делать Заказчику во время проекта ?

Заказчик, в первую очередь, должен контролировать процесс разработки КИС. Для этого надо сначала убедиться в том, что у разработчика есть четко поставленный процесс ее создания, определены этапы работ, состояние работ по проекту фиксируется в отчетной документации, понятной специалистам Заказчика. Часто приходится и нужно требовать от своих сотрудников внимательного изучения представляемых в ходе проекта документов. В противном случае, после полугода работ, на вопрос в адрес разработчиков, «Когда же мы сможем начать работать?», можно получить ответ «Работаем. Не мешайте!».

От разработчика Заказчик должен требовать такое обучение своих работников, чтобы они умели работать с системой самостоятельно. Самый ценный объект инвестиций, как известно, – люди. Еще не создана система, которая все делает сама: и данные вводит, и счета проверяет, и отчеты формирует. Квалифицированные и подготовленные специалисты Заказчика способны сэкономить солидные средства хотя бы потому, что не будут тратить деньги предприятия на постоянные вызовы специалиста разработчика для сопровождения КИС.

Обязательно непосредственное и активное участие Заказчика во внедрении системы. Так, например, в одном из последних крупных проектов у нас сложилась отличная команда в составе финансового директора Заказчика, главного бухгалтера, специалистов отдела ИТ и наших сотрудников. Если бы работники Заказчика не принимали участия в проекте, разработка и внедрение системы, наверняка, прошли бы вдвое дольше и стоили бы дороже.